POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI EASY-KSEF

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji mobilnej EASY-KSEF („Aplikacja”).

EASY-KSEF jest aplikacją przeznaczoną dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Umożliwia między innymi wystawianie faktur, wysyłanie ich do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pobieranie dokumentów, wyszukiwanie danych przedsiębiorców oraz sprawdzanie statusu podatników VAT.

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce jest:

• Imię i nazwisko / firma: ROSTYSLAV VYSOCHAN TECHNOLOGIE I USLUGI (Rostyslav Vysochan)
• Adres: ul. Emanuela Ringelbluma 3/10, 01-410 Warszawa
• NIP: 5242829058, REGON: 389894757
• Adres e-mail: easy.ksef@gmail.com

Aplikacja nie jest oficjalną aplikacją Ministerstwa Finansów i nie jest przez nie sponsorowana ani rekomendowana.

2. Sposób działania Aplikacji i przechowywanie danych

Aplikacja nie posiada własnego centralnego serwera ani bazy danych służącej do przechowywania danych firm, faktur lub kontrahentów.

Dane biznesowe są przechowywane lokalnie na urządzeniu użytkownika, w bazie SQLite oraz w plikach Aplikacji. Aplikacja łączy się bezpośrednio z wybranymi interfejsami API zewnętrznych usług, gdy jest to niezbędne do wykonania funkcji wybranej przez użytkownika.

Wyjątkiem w zakresie infrastruktury technicznej jest własna funkcja pośrednicząca Administratora, działająca w usłudze Cloudflare Workers i wykorzystywana do wyszukiwania danych w rejestrze REGON.

Aplikacja nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani systemów raportowania awarii. Nie wymaga również utworzenia konta użytkownika.

3. Dane przechowywane lokalnie na urządzeniu

W zależności od funkcji używanych przez użytkownika Aplikacja może przechowywać lokalnie:

• dane firmy, w tym NIP, nazwę, adres, adres e-mail, numer rachunku bankowego i informacje o statusie VAT;
• dane kontrahentów, w tym NIP, nazwę, adres, adres e-mail, numer telefonu i notatki;
• dane faktur, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje faktur, kwoty, stawki podatku i inne informacje niezbędne do wystawienia dokumentów;
• pliki XML faktur, pliki PDF oraz urzędowe poświadczenia odbioru (UPO);
• certyfikat KSeF oraz powiązany z nim klucz prywatny.

3.1. Przechowywanie certyfikatu i klucza prywatnego KSeF

Klucz prywatny KSeF jest przechowywany w odszyfrowanej postaci w prywatnym katalogu Aplikacji na urządzeniu użytkownika. Katalog zawierający certyfikat i klucz jest wyłączony z kopii zapasowych urządzenia. Hasło do klucza prywatnego nie jest przechowywane przez Aplikację.

Użytkownik powinien chronić urządzenie przed dostępem osób nieuprawnionych, ponieważ uzyskanie dostępu do plików Aplikacji może wiązać się z ryzykiem nieuprawnionego wykorzystania klucza.

3.2. Kopie zapasowe urządzenia

iOS: Dane Aplikacji, z wyjątkiem certyfikatu i klucza prywatnego KSeF, mogą zostać objęte kopią zapasową iCloud, jeżeli użytkownik włączył odpowiednią funkcję systemową.

Android: Baza danych Aplikacji, dokumenty (PDF, XML i UPO), certyfikat oraz klucz prywatny KSeF nie są uwzględniane w kopii zapasowej Google. Kopia zapasowa może obejmować jedynie podstawowe ustawienia Aplikacji.

Certyfikat i klucz prywatny KSeF są wyłączone z kopii zapasowych na obu platformach.

Kopie zapasowe są obsługiwane przez dostawcę systemu operacyjnego lub usługi kopii zapasowych, zgodnie z ustawieniami użytkownika i zasadami danego dostawcy.

3.3. Usuwanie danych z Aplikacji

Funkcja „Usuń wszystkie dane” usuwa lokalną bazę danych oraz pliki Aplikacji, w tym certyfikat i klucz prywatny KSeF, pliki UPO i pliki PDF.

Funkcja ta nie usuwa ustawień języka i motywu interfejsu, daty rozpoczęcia okresu próbnego ani zapisanych informacji o statusie subskrypcji (rodzaj planu i okres jego obowiązywania; informacje te nie zawierają danych osobowych).

Data rozpoczęcia okresu próbnego jest przechowywana w bezpiecznym magazynie systemowym: iOS Keychain na urządzeniach z systemem iOS oraz Android Keystore na urządzeniach z systemem Android. Na urządzeniach z iOS data ta może pozostać również po odinstalowaniu Aplikacji. Na urządzeniach z Androidem jest usuwana wraz z Aplikacją. Data ta służy wyłącznie do ustalenia, czy okres próbny został już przyznany na danym urządzeniu, i nie jest wykorzystywana do przechowywania danych faktur ani danych kontrahentów.

Funkcja „Usuń wszystkie dane” nie usuwa plików, które użytkownik wcześniej samodzielnie zapisał poza Aplikacją, ani dokumentów wysłanych innym osobom lub aplikacjom.

Usunięcie danych z Aplikacji nie usuwa dokumentów, które zostały wcześniej przesłane do KSeF, ani danych przechowywanych przez zewnętrzne usługi lub w kopiach zapasowych urządzenia.

4. Bezpośrednie połączenia z systemami Ministerstwa Finansów

Aplikacja łączy się bezpośrednio z wybranymi interfejsami API Ministerstwa Finansów. Dane są przekazywane w zakresie koniecznym do wykonania konkretnej operacji.

4.1. Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Aplikacja może komunikować się z produkcyjnym środowiskiem KSeF pod adresem api.ksef.mf.gov.pl oraz z testowym środowiskiem pod adresem api-test.ksef.mf.gov.pl.

W zależności od wykonywanej operacji do KSeF mogą być przekazywane:

• NIP i inne dane identyfikujące podmiot;
• żądania uwierzytelnienia oraz dane związane z uwierzytelnianiem certyfikatem KSeF, w tym żądania podpisywane zgodnie z mechanizmem wykorzystywanym przez Aplikację;
• treść faktur, w tym dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje faktur, kwoty oraz informacje podatkowe;
• zapytania dotyczące faktur, metadanych dokumentów i statusów ich przetwarzania;
• żądania pobrania faktur w formacie XML i urzędowych poświadczeń odbioru (UPO).

Dane są przekazywane w celu uwierzytelnienia, wystawiania, wysyłania, pobierania i obsługi faktur w KSeF.

Ministerstwo Finansów przetwarza dane w ramach funkcjonowania KSeF na podstawie właściwych przepisów i zasad dotyczących tego systemu. Administrator Aplikacji nie ustala zasad przechowywania danych przez KSeF.

Środowisko testowe służy do testowania działania integracji. Dane przesyłane do środowiska testowego są obsługiwane zgodnie z zasadami tego środowiska i nie należy utożsamiać go ze środowiskiem produkcyjnym.

4.2. Wykaz podatników VAT — biała lista

W celu sprawdzania statusu podatników VAT Aplikacja korzysta z API Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów pod adresem wl-api.mf.gov.pl.

Gdy użytkownik wybiera funkcję „Sprawdź” dotyczącą nabywcy, Aplikacja automatycznie wysyła również NIP użytkownika oraz numer jego własnego rachunku bankowego zapisany w danych firmy. Dane te są wykorzystywane do sprawdzenia, czy rachunek bankowy użytkownika znajduje się w wykazie podatników VAT.

W zależności od wykonywanej operacji zapytanie może zatem zawierać:

• NIP nabywcy lub innego sprawdzanego podmiotu;
• datę, na którą ma zostać sprawdzony status;
• NIP użytkownika;
• numer rachunku bankowego użytkownika zapisany w danych firmy.

Dane te są przekazywane bezpośrednio do API Ministerstwa Finansów w celu uzyskania informacji z wykazu podatników VAT i sprawdzenia rachunku bankowego.

Ministerstwo Finansów przetwarza dane zgodnie z przepisami regulującymi prowadzenie wykazu. Administrator Aplikacji nie prowadzi własnej centralnej bazy wyników zapytań.

4.3. Kody QR na fakturach

Dokumenty PDF generowane przez Aplikację mogą zawierać kod QR prowadzący do usługi KSeF pod adresem qr.ksef.mf.gov.pl.

Samo wygenerowanie kodu QR nie oznacza, że Aplikacja wysyła dane do tego adresu. Po zeskanowaniu kodu zapytanie wykonuje urządzenie lub aplikacja osoby skanującej, zgodnie z działaniem danej usługi.

Administrator Aplikacji nie kontroluje dalszego przetwarzania danych przez usługę otwieraną po zeskanowaniu kodu QR.

5. Udostępnianie dokumentów przez użytkownika

Aplikacja może umożliwiać zapisanie lub udostępnienie faktur i innych dokumentów, np. w formacie PDF lub XML, za pośrednictwem funkcji udostępniania systemu operacyjnego.

Jeżeli użytkownik wybierze pocztę elektroniczną, komunikator, usługę chmurową lub inną aplikację, dokument zostanie przekazany za pośrednictwem wybranego kanału.

Administrator Aplikacji nie kontroluje dalszego przetwarzania dokumentów przez odbiorców ani dostawców usług wybranych przez użytkownika. Użytkownik powinien upewnić się, że przekazuje dokumenty właściwemu odbiorcy i ma podstawę do udostępnienia zawartych w nich danych.

6. Wyszukiwanie danych w rejestrze REGON

Aplikacja umożliwia wyszukiwanie danych przedsiębiorców w rejestrze REGON prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny (GUS), z wykorzystaniem API BIR1.1.

W celu ochrony klucza dostępu do API GUS zapytanie jest obsługiwane przez własną funkcję pośredniczącą Administratora, działającą w usłudze Cloudflare Workers.

W ramach tej operacji:

1. Aplikacja wysyła numer NIP do funkcji pośredniczącej.
2. Funkcja sprawdza poprawność sumy kontrolnej NIP.
3. Funkcja wysyła zapytanie do API GUS BIR1.1.
4. Funkcja zwraca do Aplikacji uzyskane dane, takie jak nazwa, adres, typ podmiotu i status aktywności.

NIP może dotyczyć firmy użytkownika albo kontrahenta. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej NIP w połączeniu z innymi informacjami może stanowić dane osobowe.

Dane są przetwarzane w celu wyszukania informacji w rejestrze REGON i ułatwienia uzupełniania danych przedsiębiorcy lub kontrahenta.

Funkcja pośrednicząca nie zapisuje otrzymanych NIP-ów w bazie danych ani na dysku i nie prowadzi własnego cache’u. Mechanizm Cloudflare Rate Limiting wykorzystuje adres IP tymczasowo, w ramach 60-sekundowego okna, wyłącznie w celu ograniczenia liczby zapytań — maksymalnie 20 zapytań na minutę z jednego adresu IP.

Logi funkcji Workers Logs są wyłączone. Kod funkcji nie zapisuje NIP-ów, adresów IP ani odpowiedzi GUS — ani w przypadku powodzenia, ani błędu. W przypadku błędu generowany jest wyłącznie ogólny komunikat bez danych zapytania, dostępny jedynie w bieżącym strumieniu i nigdzie niezapisywany.

7. Cloudflare — infrastruktura techniczna i logi

Funkcja pośrednicząca opisana w punkcie 6 jest hostowana przez Cloudflare, Inc., spółkę z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.

Funkcja działa w infrastrukturze Cloudflare Workers w centrum danych Cloudflare najbliższym użytkownikowi. W przypadku użytkowników znajdujących się w Polsce centrum danych znajduje się zazwyczaj na terenie Unii Europejskiej, jednak konkretny region wykonania funkcji nie jest zagwarantowany.

Ze względu na to, że Cloudflare, Inc. jest spółką amerykańską, dostęp do danych z terytorium Stanów Zjednoczonych nie jest całkowicie wykluczony.

W związku z obsługą zapytań przez sieć Cloudflare infrastruktura Cloudflare może przetwarzać dane techniczne, w szczególności:

• adres IP urządzenia wysyłającego zapytanie;
• adres URL żądania wraz z parametrem ?nip=;
• nagłówek User-Agent;
• informację o kraju, z którego pochodzi zapytanie;
• inne informacje techniczne niezbędne do działania sieci, zapewnienia bezpieczeństwa i tworzenia zagregowanych statystyk.

Dane te mogą być przetwarzane przez Cloudflare zgodnie z zasadami i warunkami tej usługi. Administrator nie ma własnej historii zapytań do funkcji pośredniczącej. Logi funkcji Workers Logs są wyłączone, a kod funkcji nie zapisuje danych zapytań ani odpowiedzi GUS.

W zakresie hostingu funkcji pośredniczącej Cloudflare pełni rolę podmiotu przetwarzającego. W odniesieniu do danych technicznych przetwarzanych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i działania własnej sieci Cloudflare może działać również we własnym zakresie, zgodnie ze swoimi zasadami.

Jeżeli w związku ze świadczeniem usługi dochodzi do przekazywania danych osobowych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego do Stanów Zjednoczonych, transfer może odbywać się na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, w zakresie, w jakim ma ona zastosowanie do danego transferu i odbiorcy, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zawartych w umowie o przetwarzaniu danych Cloudflare oraz innych wymaganych zabezpieczeń przewidzianych przez obowiązujące przepisy.

8. Obsługa zgłoszeń i reklamacji

Aplikacja zawiera przyciski umożliwiające skontaktowanie się z Administratorem. Po ich użyciu otwierana jest aplikacja pocztowa użytkownika z przygotowanym adresem odbiorcy easy.ksef@gmail.com.

W zależności od wybranego przycisku wiadomość może zawierać automatycznie uzupełnione informacje techniczne:

• wersję Aplikacji;
• nazwę systemu operacyjnego;
• wersję systemu operacyjnego.

Użytkownik może uzupełnić wiadomość o własny opis problemu i inne informacje, które uzna za niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia.

W ramach korespondencji Administrator może przetwarzać:

• adres e-mail nadawcy;
• treść wiadomości i informacje przekazane przez użytkownika;
• wersję Aplikacji oraz systemu operacyjnego i jego wersję, jeżeli zostały dołączone do wiadomości;
• dane niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia lub reklamacji.

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, zapewnienia wsparcia technicznego i rozpatrzenia reklamacji.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy lub wykonania umowy — oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zgłoszeń, poprawie działania Aplikacji i obronie przed ewentualnymi roszczeniami.

Wiadomości są obsługiwane za pośrednictwem usługi Gmail świadczonej przez Google. Oznacza to, że Google przetwarza dane związane z korespondencją zgodnie z warunkami i zasadami prywatności właściwymi dla używanej wersji usługi Gmail.

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia zgłoszenia lub reklamacji, a następnie — w zakresie uzasadnionym potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami — do upływu właściwych terminów przedawnienia.

9. Zakupy i subskrypcje

Aplikacja planuje udostępniać płatne funkcje w modelu subskrypcyjnym. Zakupy będą realizowane za pośrednictwem Apple App Store lub Google Play, zgodnie z zasadami odpowiedniego sklepu.

9.1. Okres próbny

Aplikacja może przyznawać użytkownikowi bezpłatny okres próbny trwający jeden miesiąc. Okres próbny jest przyznawany przez samą Aplikację, a nie przez Apple App Store ani Google Play.

Data rozpoczęcia okresu próbnego jest przechowywana w bezpiecznym magazynie systemowym: iOS Keychain na urządzeniach z systemem iOS oraz Android Keystore na urządzeniach z systemem Android. Na urządzeniach z iOS data ta może pozostać również po odinstalowaniu Aplikacji. Na urządzeniach z Androidem jest usuwana wraz z Aplikacją. Data ta służy do ustalenia, czy okres próbny został już przyznany na danym urządzeniu.

9.2. Płatne subskrypcje

Apple App Store i Google Play obsługują zakup subskrypcji oraz związane z nim transakcje. Po wdrożeniu integracji RevenueCat usługa ta będzie wykorzystywana do obsługi informacji o zakupach i statusie płatnej subskrypcji.

W związku z zakupem lub zarządzaniem subskrypcją Apple lub Google mogą przetwarzać dane związane z kontem sklepu, transakcją, płatnością, odnowieniem, anulowaniem i statusem subskrypcji. RevenueCat może otrzymywać dane niezbędne do obsługi subskrypcji, w szczególności identyfikator użytkownika Aplikacji oraz informacje o transakcjach i statusie subskrypcji.

Dane faktur, dane kontrahentów i dokumenty biznesowe są przechowywane lokalnie i nie są przeznaczone do przekazywania do RevenueCat.

Administrator nie otrzymuje danych karty płatniczej bezpośrednio od Aplikacji, jeżeli płatność jest realizowana przez system płatności odpowiedniego sklepu.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Apple, Google i RevenueCat wynikają z zasad prywatności i warunków właściwych dla tych usług.

10. Analiza, reklamy i śledzenie

Aplikacja nie wykorzystuje narzędzi analitycznych, reklamowych ani systemów raportowania awarii, takich jak Firebase Analytics lub Sentry.

Aplikacja nie wyświetla reklam, nie korzysta z powiadomień push i nie wymaga utworzenia konta użytkownika.

Jeżeli w przyszłości zostaną dodane takie funkcje lub narzędzia, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, jeżeli będzie to wymagane.

11. Podstawy prawne przetwarzania

W zależności od konkretnej operacji przetwarzanie danych przez Administratora może opierać się na następujących podstawach prawnych:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do świadczenia funkcji Aplikacji, realizacji umowy z użytkownikiem oraz obsługi zgłoszeń związanych z jej funkcjonowaniem.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, takiego jak zapewnienie bezpieczeństwa, ograniczanie nadużyć, obsługa zgłoszeń, poprawa działania Aplikacji i obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — jeżeli określone przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Dane przekazywane bezpośrednio do KSeF, wykazu podatników VAT i innych rejestrów publicznych są przetwarzane również przez właściwe organy na podstawie przepisów regulujących ich zadania i funkcjonowanie tych systemów.

12. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane lokalnie są zachowywane na urządzeniu do czasu ich usunięcia przez użytkownika, odinstalowania Aplikacji lub usunięcia ich w inny sposób przez system operacyjny. Wyjątkiem są dane, które mogą pozostać w kopiach zapasowych urządzenia albo w systemowym magazynie danych, takim jak iOS Keychain.

Dane przekazywane do KSeF i innych systemów publicznych są przechowywane przez właściwe podmioty zgodnie z zasadami i przepisami regulującymi te systemy.

Zapisane logi funkcji pośredniczącej są wyłączone. Adres IP jest wykorzystywany tymczasowo, w ramach 60-sekundowego okna, wyłącznie w celu ograniczenia liczby zapytań.

Dane związane ze zgłoszeniami i reklamacjami są przechowywane przez czas ich rozpatrywania, a następnie — w uzasadnionym zakresie — do upływu właściwych terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane związane z zakupami i subskrypcjami są przechowywane przez Apple, Google i — po wdrożeniu integracji — RevenueCat zgodnie z zasadami tych usług oraz obowiązującymi przepisami.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych przez Administratora osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych;
• prawo do sprostowania danych;
• prawo do usunięcia danych, jeżeli spełnione są warunki ustawowe;
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki ustawowe;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Wnioski dotyczące danych przetwarzanych przez Administratora można kierować na adres: easy.ksef@gmail.com.

Jeżeli dane są przetwarzane bezpośrednio przez Ministerstwo Finansów, GUS, Apple, Google, Cloudflare lub innego dostawcę we własnym zakresie, realizacja praw dotyczących takiego przetwarzania może wymagać kontaktu z właściwym podmiotem.

14. Dane kontrahentów

Użytkownik może wprowadzać do Aplikacji dane swoich kontrahentów, w tym dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem pozyskania i wykorzystywania tych danych oraz za wykonanie obowiązków informacyjnych, jeżeli wynikają one z przepisów o ochronie danych osobowych.

Administrator Aplikacji nie uzyskuje dostępu do lokalnej listy kontrahentów użytkownika, chyba że dane zostaną przekazane poza Aplikację przez użytkownika lub w ramach konkretnej funkcji opisanej w niniejszej Polityce.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w przypadku zmian funkcji Aplikacji, integracji z usługami zewnętrznymi lub obowiązujących przepisów.

Aktualna wersja Polityki będzie udostępniana użytkownikom w miejscu wskazanym w Aplikacji lub na stronie internetowej Aplikacji.

16. Kontakt

W sprawach związanych z niniejszą Polityką Prywatności można kontaktować się z Administratorem:

E-mail: easy.ksef@gmail.com
Administrator: ROSTYSLAV VYSOCHAN TECHNOLOGIE I USLUGI (Rostyslav Vysochan)
Adres: ul. Emanuela Ringelbluma 3/10, 01-410 Warszawa